Kaip pašalinti dublikatus programoje „Excel“ - ištrinkite pasikartojančias eilutes su keliais paspaudimais

„Excel“ turi daugybę programų, tokių kaip atsargų stebėjimas, adresų sąrašo tvarkymas, pardavimo ataskaitų sudarymas ir daugelis kitų.

Augant duomenų bazei, viena pagrindinių problemų, su kuriomis susiduria daugelis vartotojų, yra dublikatų verčių ir eilučių gavimas. Tai gali padaryti jūsų skaičiavimus netikslius ir privers žmones suabejoti jūsų kompetencija.

Galų gale galite pateikti suvestinę ataskaitą su pasikartojančiomis reikšmėmis arba netgi išsiųsti laišką tam pačiam asmeniui du kartus. Taigi turėsite rasti ir pašalinti dublikatus, kad išvengtumėte šių mažų klaidų, kurios galėtų turėti rimtų pasekmių.

1 variantas: naudokite įrankį pašalinti pasikartojančią kopiją

Kadangi ši problema pasitaiko daug, juostelėje yra skirta komanda, leidžianti lengvai tvarkyti dublikatus. Tai pasakytina apie naujausias „Microsoft Office“ paketo versijas, pvz., „Excel 2007“ iki 2016 m.

Pasirinkite lentelę, kurioje dirbsite

Pirmiausia turite pasirinkti langelius, į kuriuos bus nukreipta, nes įrankiu galima pašalinti kopijas visose eilutėse arba iš dalies atitinkančius įrašus.

Tai galite padaryti pasirinkdami lentelę ir paspausdami „Ctrl“ + A. Turėtumėte įsitikinti, kad originalus failas išsaugotas, nes procesas visam laikui ištrina dupes.

Spustelėkite duomenų skirtuką ekrano viršuje

Pasirinkę diapazoną, patikrinkite ekrano viršuje ir spustelėkite duomenų skirtuką. Bus rodomos skirtingos komandos, tada turėtumėte patikrinti, ar nėra „pašalinti dublikatus“, ir spustelėkite jį.

Ekrane pasirodys nedidelis dialogo langelis. Pirmoji eilutė pasirenkama automatiškai, kai pažymima „mano duomenys turi antraštę“. Jei nėra antraštės ir duomenys prasideda pirmoje eilutėje, panaikinkite šios parinkties pasirinkimą.

Paspauskite mygtuką Gerai, kad pašalintumėte dublikatus

Dabar pasirinkta visa lentelė, todėl turėtumėte eiti į priekį ir paspausti mygtuką Gerai. Tai ištrins visas kopijas. Ištrinimo informacija rodoma ekrane, likusios unikalios vertės ir parodytas pašalintų įrašų pasikartojimų skaičius.

Tačiau jei norite pašalinti dalinius dublikatus pagal konkrečius stulpelius, turėtumėte juos pasirinkti, palikdami likusius. Jei lentelėje yra daug stulpelių, geriausia panaikinti visų pasirinkimą ir tada tiesiog pasirinkti tuos, kuriuos reikia pašalinti.

Baigę turėtumėte spustelėti Gerai. Tada pasikartojanti informacija bus pašalinta, o išsami informacija bus rodoma ekrane.

2 variantas: naudokite išplėstinius „Excel“ filtrus

Išplėstinio filtro piktograma padeda identifikuoti ir ištrinti „Excel“ kopijas. Tai galima naudoti naujausiame „Microsoft Office“ pakete ir 2003 m. Versijoje. Turite atidaryti „Excel“ skaičiuoklę ir pasirinkti viską spustelėdami „Ctrl“ + A.

Rūšiavimo ir filtravimo skyriuje spustelėkite skirtuką „Duomenys“, tada - „Išplėstinė“

Tada turėtumėte spustelėti skirtuką Duomenys ekrano viršuje, kur po juo rodomi skirtingi skyriai. Suraskite skyrių Rūšiuoti ir filtruoti ir spustelėkite mygtuką Išplėstinė.

Ekrane pasirodys dialogo langas, kuriame galėsite pasirinkti „kopijuoti į kitą vietą“ arba „filtruoti sąrašą vietoje“. Pastarasis visas eilutes slepia su dublikatais, o pirmasis sugeneruoja įrašų kopijas.

Sureguliuokite duomenų diapazoną pagal „sąrašo diapazoną“

Dialogo lange yra sąrašo diapazono laukas su „Excel“ užpildytais duomenimis. Jei norite pakeisti diapazoną, galite tai padaryti pakoregavę jį „sąrašo diapazone“.

Kriterijų diapazoną palikti tuščią ir kopijuoti į lauką naudinga tik tuo atveju, jei pasirinkote kopijuoti į kitą vietą. Kitu atveju palikite tuščią parinkčiai „filtruoti sąrašą vietoje“.

Pažymėkite langelį „Tik unikalūs įrašai“

Po tuo pačiu dialogo langeliu yra laukas su užrašu „Tik unikalūs įrašai“ - pažymėkite tą langelį. Tai nurodo „Excel“ filtruoti dublikatus, išlaikant unikalius įrašus.

Spustelėkite Gerai, kad pašalintumėte dublikatus

Atlikę šį procesą, galite spustelėti mygtuką Gerai, kad atsikratytumėte dublikatų. Tada dokumente yra duomenų kopijos, išskyrus tuos, kurie buvo pašalinti.

Kadangi procese daroma prielaida, kad dokumente yra antraštės, jei 1-oje eilutėje yra kopija, ji nebus pašalinta. Ištrinkite rankiniu būdu, jei tai nėra antraštė.

Kai naudojate išplėstinį filtravimo procesą, galite pašalinti tik dublikatus iš visos lentelės, nes nėra galimybės tai padaryti iš dalies. Tačiau galite pašalinti dublikatus ir tuo pačiu metu sukurti duomenų kopiją.

3 variantas: naudokite dublikato šalinimo įrankį su dviem pelės paspaudimais

Be įmontuotų dublikatų šalinimo priemonių, galite naudoti tokius priedus kaip „Ablebits“ dublikatų šalinimo priemonė, kad atsikratytumėte apgaulės. Įrankis yra universalus ir gali atlikti kitas funkcijas. Tai veikia visose operacinėse sistemose ir visose „Excel“ versijose. Čia sutelksime dėmesį į vieną įrankio naudojimo būdą, kuris užtruks tik 2 pelės paspaudimus.

Pasirinkite langelį dominančioje lentelėje

Patikrinkite lentelę, kurioje reikia išskaičiuoti įrašus, o „Ablebits“ duomenyse spustelėkite „dedupe table“. Taip pasirenkama visa lentelė ir atidaromas dialogo langas su visais stulpeliais, kurie pasirenkami automatiškai.

Išskleidžiamajame sąraše, esančiame lauke „Pasirinkti veiksmą“, pasirinkite ištrinti dublikatus

Apačioje dešinėje yra išskleidžiamasis sąrašas po pasirinkto veiksmo lauku. Pasirinkite ištrinti pasikartojančią parinktį ir paspauskite Gerai. Pasikartojančios vertės bus ištrintos, išskyrus 1 atvejį.

Dublikatų pašalinimas pagrindiniuose stulpeliuose

2 pelės paspaudimų procesas gali būti naudojamas norint pašalinti konkrečių eilučių kopijas svarbiuose stulpeliuose. Norėdami tai padaryti, atžymėkite kitus stulpelius, palikdami pažymėtus tuos, kuriuos norite išskaičiuoti. Laikykitės dviejų aukščiau nurodytų punktų, o dublikatai bus pašalinti.

Pasirinktą veiksmą galima naudoti kitoms operacijoms, pavyzdžiui, kopijų kopijoms į kitą vietą jų neištrinant. Naudokite išskleidžiamąjį meniu, kad pasirinktumėte atitinkamai, kad jūsų „Excel“ lapas būtų tvarkingas ir be klaidų.

Galutinis žodis

Dublikatų naikinimas „Excel“ yra paprastas, naudojant tris aukščiau paryškintas parinktis. Procesas yra lengvas, ir naudodamiesi šiuo vadovu galite tai padaryti keliais paspaudimais, kad gautumėte galutinę užduoties ir darbo pagalbą iš „Excel“.

Dirbdami „Excel“, visada turėtumėte išvalyti duomenų rinkinį, pašalindami neprofesionalias klaidas. Jei susiduriate su kokiais nors iššūkiais, patikrinkite, ar apdorojami duomenys nėra tarpiniai arba išdėstyti.

Tokiais atvejais turite pašalinti tarpines sumas ir apybraižas, tada naudoti bet kurį iš aukščiau nurodytų metodų. Tada duomenys bus išvalyti, todėl bus daug lengviau juos apdoroti.